Lean Administration heißt, die Lean Management Methoden, die ihren Ursprung in der Produktion haben, auf alle administrativen Prozesse zu übertragen. So wird sichergestellt, dass auch hier die Anforderung der Kunden, im Besonderen die der internen Kunden, erfüllt werden. Dadurch wird die konsequente Umsetzung der Lean Philosophie im gesamten Unternehmen gewährleistet.
Der Lean Leitsatz in der Administration ist wie in der Fertigung: Wie stellen wir sicher, dass die Ergebnisse der administrativen Prozesse in der geforderten Qualität, zum vereinbaren Termin, unter Einhaltung der dafür veranschlagten Kosten an den Folgeprozess übergeben werden können? Entscheidend ist, dass diese Anforderungen klar beschrieben sind und durch Kennzahlen gemessen und dargestellt werden können.
So wird in der Administration das gleiche Prinzip wie in der Fertigung, ein auf Zahlen-Daten-Fakten basierender Verbesserungsprozess, gestartet und weiterentwickelt.
1. „Prozessmapping“ – Prozesse analysieren
Auch in administrativen Abläufen definiert der Kunde durch seine Nachfrage bzw. Erwartung den TAKT (Kundentakt). Dieser beschreibt die Zeiteinheit, in der das geforderte Produkt oder die Dienstleistung geliefert werden muss.
Mit Hilfe des Prozessmappings (Swimlane Diagram) analysieren und visualisieren wir alle interagierenden Aktivitäten der im Prozess beteiligten Funktionsbereiche. So werden, analog zur Vorgehensweise im Produktionsbereich, Abweichungen und Störungen im Prozess schnell sichtbar und als Ursachen von Verschwendung identifiziert.
Werkzeuge, die im Zuge der Prozessanalyse eingesetzt werden, sind:
- Prozessmapping (Swimlane Diagram)
- Verschwendungsanalyse – 7V in der Administration
- Tätigkeitsstrukturanalyse
2. Potentiale ausweisen
Nachdem wir die Prozesse analysiert haben, können wir mit Hilfe der bereits erfolgten Visualisierung auch in den administrativen Prozessen sehr genau und effektiv Potentiale ausweisen, die wir unter Zuhilfenahme der Lean Methoden und Werkzeuge heben können.
Die verwendeten Methoden und Werkzeuge sind u.a.:
- KPI´s / Schlüsselkennzahlen für administrative Prozesse definieren, ermitteln und bewerten wie z.B.: Qualität, Liefertreue, und Durchlaufzeit.
- Leistungsindikatoren visualisieren und verfolgen
3. Prozess Design (PD)– Administrative Prozesse gestalten
Im Schritt Prozess Design wird der zuvor analysierte Gesamtprozess neugestaltet. Dies geschieht auf Basis des Kundentaktes unter Berücksichtigung der Lean Grundsätze für die Administration mit dem Ziel, die kürzest mögliche Durchlaufzeit für die zu liefernde Dienstleistung, darzustellen.
Weiterhin muss der neugestaltete Prozess so strukturiert werden, dass die Einhaltung der Qualitätsanforderungen sowie der veranschlagten Kosten sichergestellt sind.
Die verwendeten Methoden und Werkzeuge beinhalten u.a.:
- Takt / Produktion nach Kundentakt
- Flow / Kontinuierlicher Fluss „one piece flow”
- Pull / ziehende Systeme
- JIT – Just in Time
- SFM – Shopfloor Management / SFM
4.Umsetzung
Auf die Analyse, das Ausweisen der Potentiale und die Erarbeitung neuer Prozesse folgt schließlich die Umsetzung.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir einen Umsetzungsplan (TIP – Tactical Implementation Plan), um eine erfolgreiche Umsetzung der Lean Philosophie in Ihren administrativen Prozessen sicherzustellen.
Dabei greifen wir unter anderem zurück auf:
- SFM – Shopfloor Management
- PDCA – Systematische Problemlösung
- Workflow Organisation
- Service Level Konzept
- KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
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